Saisie des honoraires en séance

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Gestion des encaissements par séance



VisualCab adopte le modèle de la balance créditeur/débiteur en calculant la différence entre les honoraires (définis à partir de la liste) et le montant réglé pour chaque séance. Par exemple, si un patient ne vous paie qu'une partie (ou plus) de la séance, VisualCab calculera pour vous la balance : débiteur, si le patient vous doit de l'argent ou créditeur si vous devez de l'argent au patient. Pour que le système fonctionne correctement, vous devez respecter certaines règles (que le logiciel vous empêchera d'enfreindre par sécurité) :


Les modes de paiement disponibles sont : Carte Bleue, Chèque, Espèce, virement, Internet (PayPal) associés au montant réglé.


Le mode de paiement <Aucun> : permet de signifier qu'aucun paiement n'a été reçu et que la séance n'est pas dû. Ce mode de paiement impose un montant à régler nul et des honoraires nul (pour ne pas modifier la balance). En général ce mode de paiement est utilisé avec les absences (dans le cas où elles ne sont pas facturées).


Le mode de paiement <Prépayé> : Permet d'indiquer que le patient à déjà payé des séances d'avance. Le montant est nul mais les honoraires indique le tarif de la consultation. La balance sera calculée sur plusieurs séances.


Le type de de consultation : Une liste déroulante vous propose de sélectionner le type de consultation dont il s'agit (voir plus bas pour configurer cette liste). Par défaut, VisualCab indiquera le type de consultation sélectionné au moment de la création du patient mais cela peut être modifié si, au fil du traitement, une autre approche est envisagée.


Afin de garantir l'intégrité comptable de votre activité, Visualcab vérifie votre saisie comptable à chaque séance. Si une erreur apparaît () glissez le curseur sur l’icône pour découvrir comment corriger l'erreur de saisie.


Les règles à respecter :

Les consultations impayés ne sont pas réglé (montant = 0€). Le calcul de l'impayé se fera par la différence avec les honoraires
Les honoraires ne peuvent pas être nul si le montant réglé est >0 car cela signifierait que vous facturez quelque chose de gratuit. Donc soit vous modifiez le mode de paiement (Aucun par exemple), soit vous mettez à jour vos honoraires.

Le mode de paiement <Aucun> doit correspondre à un montant réglé nul + des honoraires nuls.




Définir ses honoraires

Si ce n'est pas déjà fait, vous devez d'abord configurer les honoraires correspondant aux type de consultation que vous proposez. Cela se fait depuis l'onglet Détail Patient. Dans l'onglet Détail Patient, cliquez sur le bouton en face du Type d'approche. Vous obtenez alors le tableau ci-dessous :



capture.1


Vous devez maintenant renseigner vos honoraires en fonction du type de consultation et c'est tout.


Afficher les honoraires perçus pour le patient en cours


Pour chaque patient vous avez un bouton  (ci-contre) qui vous indique si le patient est à jour de ses règlements.

En cliquant sur le bouton "Honoraires" VisualCab vous donne la liste des consultations comme indiqué dans la capture ci-dessous :



capture 2


VisualCab calcule la différence entre les honoraires pour chaque type de consultation et vous donne la balance débiteur (négative, si le patient vous doit des séances) ou créditeur (positive, si vous avez un trop perçu). En laissant le curseur sur le une info bulle vous donne la balance.


Détail des modes de paiement


Les impayés.

Les impayés correspondent à un montant réglé nul. Pour les anciennes version, la mise à jour prévoir que le montant de chaque impayé sera mis à jour (remise à zéro de tous les impayés). Il ne sera plus possible d'enregistrer des sommes en impayés. En effet, dorénavant les impayés (ou montant dû) sont calculés à partir de la différence entre Montant réglé et les honoraires.


Le mode de paiement <Aucun>.

Ce mode de paiement désigne la situation où le patient n'a pas payé parce que la séance n'est pas facturée (par exemple dans le cas des absences). Le mode aucun implique que le tarif de la consultation est nul ainsi que les honoraires de cette séance. Le mode Impayé implique que le tarif de la consultation est nul mais pas les honoraires de la séance (le patient est donc débiteur).


Modifier les honoraires au cas pas cas.

Oui. VisualCab propose par défaut les honoraires saisis dans la liste (écran.1) dans le bloc règlement (ci-dessous).

Mais les honoraires peuvent être modifiés au cas par cas en modifiant la case honoraires sans que cela ne modifie les honoraires généraux. Cette flexibilité permet notamment de modifier ses honoraires en cours d'année sans que la balance débiteur en soi affectée. Cela permet aussi de prendre en compte les patients qui ne peuvent pas régler le tarif normal.


Les absences

Lorsqu'un patient ne vient pas à une séance, vous devez tout de même créer une nouvelle séance puis cocher la case . Ensuite il vous appartient de déterminer un mode de paiement (Aucun si vous ne facturez pas cette absence ou bien Impayé si la consultation est due (elle apparaîtra alors sur la facture).


Les prépayés

VisualCab propose en mode de paiement, le mode <prépayés> qui permet à un patient de payer d'avance plusieurs séances par exemple. Les prépayés doivent être à 0 puisque c'est la balance qui permettra de gérer le crédit restant du patient.