Remises de chèque

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Éditer et gérer vos remises de chèques


VisualCab peut exporter vos encaissements, via le format CSV (tableur type Excel) mais aussi au format .QIF et sous forme de document de remise de chèques. Lorsque vous saisissez vos écritures dans votre logiciel de comptabilité, vous pouvez choisir d'indiquer les remises de chèques plutôt que le détail de chaque consultation mais vous devez conserver le "brouillard", c'est à dire le détail de chaque écriture. En clair vous devez être capable de fournir à l'administration fiscale le détail de vos consultations sur une période données et correspondant aux remises de chèques déposées et rapprochées sur votre compte bancaire professionnel. Ce chapitre décrit les fonctions d'exportation, reportez vous au chapitre Configurer les remises de chèques si ce n'est pas déjà fait.



Vous utilisez MS Money


Si vous utilisez un logiciel compatible avec la norme .QIF (MS Money par exemple) vous pouvez configurer les champs :
Nom du compte : Compte dans lequel faire l'importation
Catégorie : Catégorie (Cabinet ou bien Honoraires)

Sous Catégorie : Consultation (par exemple)


Important : Lors de l'exportation VisualCab placera dans le champs "Note" la référence indiquée (ici C20150207-34). Cela vous permettra de faire une recherche sur le champ Note de votre logiciel pour retrouver toutes les écritures correspondants à la référence générée par VisualCab. Cette référence sera bien sûr reportée sur les bordereaux de remise de chèques de votre établissement bancaire. Ainsi, à partir de la référence que vous aurez noté sur le bordereau vous pourrez retrouver l'ensemble des écritures et donc fournir le fameux "brouillard" (ou détail des écritures) pour chaque remise.


Imprimez ou conserver une trace de vos remise de chèques


Si vous n'utilisez pas de logiciel compatible avec la norme .QIF pas de problème. Vous cochez simplement la case "Publier la remise de chèque au format MS Word". Lors de l'exportation VisualCab génère un document Word dont le nom sera la référence (ici C20150207-34.doc). Ce document contiendra l'ensemble des écritures sur la période sélectionnée. Cette référence sera bien sûr reportée sur les bordereaux de remise de chèques de votre établissement bancaire. Ainsi, à partir de la référence que vous avez notez sur le bordereau vous pourrez retrouver l'ensemble des écritures et donc fournir le fameux "brouillard" (ou détail des écritures) pour chaque remise à partir des documents MS Word.

Pour faire apparaître le nom de l'établissement dans vos remises, notez que dans l'onglet patient, au moment de renseigner la partie encaissement vous pouvez saisir dans le champ Libellé, le libellé qui figurera sur la remise éditée par VisualCab. En double cliquant sur le champ vous pourrez remplir la liste de saisie automatique.



Informations


Je vous rappelle que VisualCab n'est pas un logiciel de comptabilité et qu'il n'a fait l'objet d'aucune certification. Vous devez utiliser soit un livre comptable soit un logiciel agréé par votre association de gestion.


Exemple d'utilisation : Je suis au régime réel. Je dépose mes chèques à chaque fin de semaine. VisualCab exporte les écritures de toute la semaine en générant un fichier .QIF que j'importe directement dans MS Money ainsi qu'un document récapitulant le détail de chaque encaissement. La référence générée est C20150207-34. Je reporte cette référence sur mon bordereau de remise de chèques puis j'enregistre le montant de mes remises dans mon logiciel comptable en indiquant dans le champ référence C20150207-34.

En cas de contrôle il me suffira soit de rechercher dans MS Money les écritures dont le champ <note> est celui de ma référence, soit en imprimant l'ensemble de mes documents Word qui détaillent chaque remise en fonction de la date et de la référence souhaités.


L'ensemble des remises est enregistrés dans le sous-répertoire /@remises/ du répertoire où est enregistrée ma base de données. Ce répertoire est sauvegardé lors de la procédure de sauvegarde automatique.


Remarque importante : Vous avez l'obligation de conserver vos borderaux de remise de chèques, le document généré par VisualCab ne suffit pas !